Vaterstetten, im Februar 2003
Die nachstehende Checkliste für Pressekonferenzen
- vom VEREINSFORUM
Vaterstetten für seine Mitgliedsvereine aufbereitet -
entstammt der Pressestelle eines großen deutschen Industrieunternehmens
Checkliste für
eine Pressekonferenz*)
O Lohnt der Anlass eine Pressekonferenz?
O Ist der Termin richtig gewählt?
O Ist der Termin mit den Redaktionen bzw. anderen Koordinierungsstellen abgestimmt?
O Ist der Raum für die Pressekonferenz ruhig gelegen?
O Sind Störungsmöglichkeiten ausgeschaltet?
O Ist der Raum groß genug?
O Sind genügend Tische und Stühle vorhanden?
O Sind Reservestühle vorhanden?
O Ist die Heizung, Klimaanlage, Belüftung ausreichend?
O Ist die Beleuchtung in Ordnung, kann einwandfrei verdunkelt werden?
O Funktionieren Mikrofon- und Verstärkeranlage?
O Ist die Akustik in Ordnung?
O Funktionieren die Projektionsgeräte und wer bedient sie?
O Sind Reservelampen vorhanden?
O Steht eine Leinwand, Flip-over-Chart, Tafel, (Filzstifte, Kreide…) zur Verfügung?
O Lage und Anzahl der Stromanschlüsse feststellen (ggf. Verlängerungskabel)!
O Wir stark darf das Stromnetz belastet werden?
O Wo ist der Sicherungskasten (Reserve-Sicherungen bereithalten)?
O Wird ein Rednerpult benötigt?
O Welche Dekoration wird benötigt
(Namensschilder, Plakate,
Schrifttafeln, Tischkarten, Tischnummern, Fahnen, Blumen…)?
O Sind Namensschilder (Tischaufsteller) im ganzen Raum gut zu lesen?
O Sind Parkplätze reserviert und markiert?
O Sind Hinweistafeln im Gebäude angebracht, die den Weg zum Veranstaltungsraum weisen?
O Ist die Begrüßung und Türkontrolle organisiert?
O Ist ein Tonbandgerät/Videokamera für die Aufzeichnung der
Pressekonferenz vorhanden,
funktionstüchtig… - und wer bedient
sie?
O Sind evtl. Produktdemonstrationen für alle Teilnehmer gut sichtbar?
O Werden Fotos zum Auswählen bereitgelegt?
O Ist die Garderobe besetzt?
O Sind für die Journalisten Möglichkeiten zum Telefonieren / Faxen / Mailen vorhanden?
O Liegt Schreibmaterial für die Teilnehmer bereit?
O Ist ein Zeitungsausschnittsdienst für die Pressedokumentation beauftragt?
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Einladung
O Hinweis auf Pressekonferenz ca. 8 Wochen vor dem vorgesehenen Termin
O Versand der Einladungen 3 Wochen vorher mit (freigemachter) Rückantwort
O Thema der Veranstaltung
O Uhrzeit Beginn, Uhrzeit Ende (möglichst max. 1 Stunde)
O Ort der Veranstaltung
O Programm? Welche Redner sprechen über welche Themen?
O Wer leitet die Pressekonferenz? Moderator?
O Informationen über Bewirtung (Imbiss)
O Hinweis auf Parkmöglichkeiten
O Hinweis auf günstigste Anfahrt, ggf. Lageplan
O Informationen über günstigste S-Bahn, Zug- und Flugzeugverbindungen
O Hinweis auf evtl. Abholdienst
O Telefon-Nr. für Rückfragen mit Namensangabe der zuständigen Person
O Hinweis auf die vom Gastgeber übernommenen Kosten
O Telefonische Nachfass-Aktion zwei Tage vor der
Pressekonferenz bei denen,
die nicht auf die Einladung reagiert
haben
O Pressemappe, in der der gesamte Inhalt geordnet eingelegt oder eingelegt werden kann
O Teilnehmerliste Veranstalter (Referenten mit Titel, Vor- und Zuname, Funktion…)
O Teilnehmende Gäste
O Pressefassung der Referate: Kurzfassung (Presseinformation), ausführlicher Text
O Jahresbericht / Geschäftsbericht
O Informationsbroschüre (Vorstellung des Vereins), falls vorhanden und aktuell
O Fotos 13 x 18 oder 18 x 24
O Organisationsplan, Organisationsschema, Satzung (des Vereins)
O Pressegeschenke
*) Viele der hier aufgezählten Hinweise/Empfehlungen sind auch bei der Organisation
von z.B. Jahreshauptversammlung verwendbar.